Automatisierung ist in diesem Beruf ein Wort, mit dem viel verkauft und wenig gerechnet wird. Deshalb fange ich bei jeder Anfrage mit derselben Rechnung an: Wie oft läuft der Vorgang, wie lange dauert er, und was kostet es, ihn abzuschaffen?
Zehn Minuten täglich sind über vierzig Stunden im Jahr. Das trägt fast jede Lösung. Zwanzig Minuten im Quartal sind gut eine Stunde im Jahr — da baue ich nichts, sondern sage Ihnen, dass es sich nicht lohnt.
Der Standard reicht weiter, als man denkt
Bevor ich etwas programmiere, schaue ich, was die Wawi selbst kann. JTL-Workflows decken mehr ab, als die meisten Anwender nutzen: automatische Statuswechsel, Mails bei bestimmten Ereignissen, Prüfregeln beim Auftragseingang, Druckaufträge.
Ein Beispiel, das in fast jedem Betrieb etwas bringt: eine Prüfregel, die Aufträge mit auffälliger Lieferadresse, ungewöhnlicher Menge oder abweichender Rechnungsadresse automatisch auf einen eigenen Status setzt, statt sie durchlaufen zu lassen. Das ist eine Viertelstunde Konfiguration und verhindert im Jahr mehrere unangenehme Fälle.
Wo eine eigene Lösung anfängt
Interessant wird es, wenn Daten von außen kommen. Der Klassiker sind Lieferantenlisten: Jeden Morgen liegt eine Datei bereit, die eingelesen, umgerechnet und eingespielt werden muss. Hier zeigt sich der Unterschied zwischen einer Automatik, die läuft, und einer, die trägt.
Eine Importvorlage, die stumpf nach Spaltenposition arbeitet, funktioniert genau so lange, bis der Lieferant eine Spalte einfügt. Danach wandert der Einkaufspreis ins Gewichtsfeld — und zwar ohne Fehlermeldung, weil beides Zahlen sind. Der Fehler fällt erst auf, wenn die Kalkulation nicht mehr stimmt. Warum diese Spaltendrift so tückisch ist, habe ich separat aufgeschrieben.
Ich baue Importe deshalb grundsätzlich mit drei Absicherungen: Zuordnung über Spaltennamen statt Position, Plausibilitätsprüfung vor dem Schreiben, und eine Meldung, wenn ein Lauf nicht stattgefunden hat.
Der wichtigste Teil ist die Meldung bei Ausfall
Eine Automatik, die still stehen bleibt, ist gefährlicher als Handarbeit. Bei Handarbeit merkt jemand, dass er die Aufgabe nicht gemacht hat. Ein Skript, das seit elf Tagen nicht mehr läuft, fällt auf, wenn die Bestände auseinandergelaufen sind.
Deshalb gehört zu jedem Ablauf, den ich baue, eine Überwachung: Läuft er durch, passiert nichts. Läuft er nicht durch oder liefert er unplausible Ergebnisse, bekommen Sie eine Nachricht. Nicht täglich einen Statusbericht, den nach zwei Wochen niemand mehr liest — sondern eine Meldung nur dann, wenn tatsächlich etwas zu tun ist.
