GPSR im großen Sortiment: Was sich automatisch füllen lässt — und was nicht
Eine Vollprüfung über 235.000 Artikel, und warum am Ende sieben Adressen übrig bleiben, die kein Skript lösen kann.
Die Produktsicherheitsverordnung liest sich zunächst wie ein zusätzliches Pflichtfeld: Zu jedem Produkt gehört eine verantwortliche Person mit Anschrift in der EU und einem erreichbaren Kontaktweg. Bei zwanzig Eigenprodukten ist das eine Nachmittagsaufgabe.
Bei einem gewachsenen Sortiment mit einigen hunderttausend Artikeln ist es eine Datenprüfung — und die endet erfahrungsgemäß nicht bei null offenen Punkten, sondern bei einem Rest, den keine Automatik löst. Ich beschreibe hier den Ablauf einer solchen Vollprüfung, weil die Reihenfolge der Schritte den Unterschied macht.
Vorweg, weil es wichtig ist: Das hier ist die Datenseite. Was in Ihrem konkreten Fall rechtlich gefordert ist, gehört zu einem Anwalt, nicht in einen Blogbeitrag.
Schritt 1: Zählen, was tatsächlich im Einsatz ist
Der erste Blick geht auf die Adressen im System — und der erste Irrtum lauert genau dort. In dem Sortiment, das ich geprüft habe, standen 495 Adressen. Nach der ersten Sichtung sah es so aus, als seien die meisten davon Karteileichen.
Waren sie nicht. 99 davon waren als verantwortliche Person im Einsatz und hingen an rund 235.000 Artikeln. Die übrigen knapp 400 waren Herstelleradressen an anderer Stelle im Datenmodell — also ebenfalls echte Daten, nur mit anderer Funktion.
Die Lehre daraus: Zählen Sie nicht Adressen, sondern die daran hängenden Artikel. Sieben unvollständige Adressen können zwölf Artikel betreffen oder siebentausend. Ohne diese Gewichtung optimiert man an der falschen Stelle.
Schritt 2: Nur leere Felder füllen, niemals überschreiben
Für den Abgleich braucht es eine belastbare Quelle. Bei Kfz-Teilen ist das ein Teilekatalog, in anderen Branchen eine Herstellerdatenbank oder eine Lieferantenliste mit gepflegten Adressdaten.
Beim Schreiben gilt eine Regel ohne Ausnahme: nur leere Felder befüllen. Ein gepflegter Wert im System ist häufig bewusst gesetzt und aktueller als die externe Quelle. Ein Abgleich, der stumpf überschreibt, macht aus einer Lücke einen Fehler — und Fehler sind schwerer zu finden als Lücken.
Dazu gehört ein Backup der betroffenen Tabelle vor jedem Schreibvorgang. Nicht als Empfehlung, sondern als Voraussetzung. Ein Lauf über hunderttausende Artikel, den man nicht zurücknehmen kann, ist kein Lauf, den man startet.
Mit dieser Methode ließen sich in besagtem Sortiment 92 Adressen ergänzen: 91-mal fehlte die Website, 62-mal die Faxnummer, zweimal die Telefonnummer, einmal die E-Mail. Die Zahl der Adressen ganz ohne Kontaktweg fiel von sieben auf sechs — und die Zahl der betroffenen Artikel von 7.328 auf 1.512. Ein einziger Hersteller machte dabei 5.816 Artikel aus, weil bei ihm weder Telefon noch Mail hinterlegt war.
Schritt 3: Den Rest ehrlich benennen
Hier wird es unangenehm, und hier hören die meisten Anleitungen auf.
Verantwortliche außerhalb der EU. Sieben Adressen in besagtem Sortiment saßen im Vereinigten Königreich oder in Asien und hingen an knapp 4.500 Artikeln. Die Verordnung verlangt eine Anschrift innerhalb der Union. Die Datenquelle kannte dafür keine Alternative — auch die dort hinterlegten Angaben zeigten nach Großbritannien. Das lässt sich nicht rechnen, das muss beim Hersteller erfragt werden.
Marken, die die Quelle gar nicht kennt. Die verwendete Datenquelle deckte 165 von 345 Marken ab. Für die übrigen 198 Hersteller — zusammen über 77.000 Artikel — gab es schlicht keine Adressdaten zu holen. Ursache war in dem Fall eine eingeschränkte Lizenz der Datenquelle. Das ist ärgerlich, aber wenigstens mit Geld lösbar.
Datenmüll in der Quelle. Bei einer Marke lieferte der Katalog wörtlich die Zeichenkette „str” als Straße und „city” als Ort, ohne Land. Solche Datensätze bestehen jede formale Prüfung auf Vollständigkeit und sind trotzdem wertlos. Wer nur auf „Feld nicht leer” prüft, übersieht sie vollständig.
Was ich daraus mitnehme
Eine GPSR-Prüfung liefert selten das Ergebnis „alles erledigt”. Sie liefert im besten Fall drei Listen: was automatisch ergänzt wurde, was manuell zu klären ist, und was beim Lieferanten angefragt werden muss.
Genau diese drei Listen sind aber das, was Sie brauchen. Denn die Frage im Ernstfall lautet nicht, ob jedes Feld gefüllt war, sondern ob Sie nachweisen können, dass Sie systematisch geprüft, dokumentiert und nachgefasst haben.
Und noch etwas ist mir bei der Auswertung aufgefallen: Die Lücken verteilen sich nicht gleichmäßig. Ein kleiner Teil der Hersteller verursacht den weit überwiegenden Teil der betroffenen Artikel. Wer die Liste nach Artikelanzahl statt alphabetisch abarbeitet, ist nach einem Vormittag bei achtzig Prozent — statt nach zwei Wochen bei allem.
Häufige Fragen
Was verlangt die GPSR konkret bei jedem Artikel?
Zu jedem Produkt muss eine verantwortliche Person mit Sitz in der EU benannt und erreichbar sein — mit Anschrift und mindestens einem Kontaktweg wie E-Mail oder Telefon. Bei Herstellern innerhalb der EU ist das meist der Hersteller selbst. Sitzt der Hersteller außerhalb der EU, braucht es einen Bevollmächtigten, Importeur oder Fulfilment-Dienstleister innerhalb der Union. Für die genaue Einordnung Ihres Einzelfalls gehört ein Anwalt dazu — dieser Beitrag beschreibt die Datenseite, nicht die Rechtslage.
Kann man die fehlenden Angaben automatisch ergänzen?
Zu einem großen Teil ja, wenn eine belastbare Datenquelle vorliegt — bei Kfz-Teilen etwa ein Teilekatalog mit Herstelleradressen. In einem von mir geprüften Sortiment ließen sich damit gut 90 Adressen ergänzen. Die Grenze liegt dort, wo die Quelle selbst keine EU-Anschrift kennt: Ein Skript kann eine Angabe nicht erfinden, die nirgends hinterlegt ist.
Was ist der häufigste Fehler bei so einer Bereinigung?
Bestehende Werte zu überschreiben. Ein Abgleich sollte ausschließlich leere Felder befüllen und gepflegte Angaben unangetastet lassen — die sind oft bewusst und aktueller als die externe Quelle. Zweiter häufiger Fehler: kein Backup vor dem Schreiben. Bei einem Lauf über hunderttausende Artikel ist eine Sicherung der betroffenen Tabelle vor jedem Schreibvorgang nicht optional.
Wie finde ich heraus, wie viele Artikel überhaupt betroffen sind?
Nicht über die Anzahl der Adressen, sondern über die Anzahl der daran hängenden Artikel. Das ist der entscheidende Unterschied: Sieben unvollständige Adressen klingen harmlos, können aber mehrere tausend Artikel betreffen — oder nur zwölf. Erst diese Gewichtung zeigt, wo sich Aufwand lohnt.
